RODO – KLAUZULA INFORMACYJNA
Realizując obowiązek informacyjny w związku z aktualnymi regulacjami dotyczącymi ochrony danych osobowych:
-
Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (zwanego RODO),
-
Ustawą o ochronie danych osobowych z 10 maja 2018r. (Dz. U. z 2018r, poz. 1000),
informujemy o zasadach na jakich odbywa się przetwarzanie Państwa danych osobowych, poprzez opublikowanie niniejszej „Klauzuli informacyjnej o przetwarzaniu danych osobowych w Zeto Software Sp. z o. o.”.
Administrator danych osobowych
Administratorem Państwa danych osobowych jest ZETO SOFTWARE Sp. z o.o., 10-005 OLSZTYN, ul. Pieniężnego 6/7, zarejestrowana w rejestrze przedsiębiorców Sądu Rejonowego w Olsztynie, VIII Wydział Gospodarczy KRS, Nr KRS 0000059536, NIP 739-040-09-39, BDO: 000366054, kapitał zakładowy: 579.500,00 zł, http://www.zetosoftware.pl, rodo@zetosoftware.pl, w dalszej części informacji określana jako ZETO SOFTWARE
Cel przetwarzania danych osobowych
Państwa dane osobowe przetwarzamy w następujących celach:
a) realizacja działań na Państwa życzenie przed zawarciem umowy,
b) zawarcie i wykonanie umowy z ZETO SOFTWARE (niepodanie danych uniemożliwia podpisanie umowy),
c) realizacja umowy zawartej z ZETO SOFTWARE na Państwa rzecz jako osoby trzeciej (art. 393 Kodeksu cywilnego), gdy stroną umowy jest inny podmiot,
d) wypełnienie obowiązku prawnego ciążącego na ZETO SOFTWARE, np. wystawienia faktury lub rachunku,
e) założenie i administrowanie Państwa kontem w ramach prowadzenia usługi HELP DESK (w oparciu o odpowiedni zapis w umowie),
f) marketing produktów i usług ZETO SOFTWARE.
Obraz z monitoringu rejestrowany jest systemie CCTV w celach:
a) zapewnienia bezpieczeństwa osób przebywających na monitorowanym terenie (przylegającym do siedziby firmy oraz w pomieszczeniach sąsiadujących z wejściami do budynku), ze szczególnym uwzględnieniem pracowników i klientów,
b) ochrony mienia pracodawcy,
c) zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę,
Rejestracja w systemie CCTV jest uzasadniona prawnym interesem realizowanym przez administratora.
Źródło pozyskania danych osobowych
Dane pozyskaliśmy:
a) bezpośrednio od Państwa podczas:
– kontaktów o charakterze marketingowym,
– sporządzania lub realizacji umowy,
b) od pracowników Państwa Firm podczas prowadzenia działań usługowych, handlowych lub marketingowych,
c) od naszych Partnerów Biznesowych (na podstawie Państwa zgody),
d) z publicznie dostępnych źródeł, w tym: Krajowego Rejestru Sądowego, Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, stron internetowych Państwa Firm i Instytucji oraz z portali społecznościowych,
e) z systemu monitoringu CCTV.
Kategorie danych osobowych
ZETO SOFTWARE Sp. z o. o. przetwarza następujące kategorie danych osobowych:
a) dane kontaktowe
b) dane wymagane do identyfikacji na potrzeby złożenia oferty, zawarcia umowy, wykonania i odbioru usługi (w tym trybie on-line), dostawy i odbioru towarów oraz wystawienia faktur,
c) wizerunki osób przybywających do siedziby firmy (monitoring CCTV).
Odbiorcy danych osobowych
Państwa dane osobowe mogą być udostępnione naszym partnerom biznesowym, w powyżej przedstawionych celach (dla marketingu, jeżeli zostanie na to wyrażona zgoda). Dane mogą być przekazywane naszym podwykonawcom (podmiotom przetwarzającym), przy czym takie podmioty przetwarzają dane na podstawie umowy z Administratorem i wyłącznie zgodnie
z poleceniami wydawanymi przez Administratora.
Zapis z systemu monitoringu wizyjnego może być udostępniony na podstawie pisemnego wniosku wyłącznie uprawnionym organom w oparciu o przepisy prawa w zakresie prowadzonych przez nie postępowań.
Okres przetwarzania i przechowywania danych osobowych
Państwa dane osobowe będą przechowywane tak długo, jak jest to niezbędne do wykonania umowy z ZETO SOFTWARE lub umowy zawartej przez inny podmiot na Państwa rzecz,
a następnie przez czas odpowiadający okresowi przedawnienia roszczeń, z jakimi może występować ZETO SOFTWARE lub jakie mogą być podnoszone wobec Administratora.
Jeśli Państwa dane osobowe będą przetwarzane w celu wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na ZETO SOFTWARE jako administratorze, dane osobowe będą przechowywane przez czas niezbędny do wypełnienia tego obowiązku.
Dane przetwarzane na podstawie zgody będziemy przetwarzać do czasu jej wycofania.
Jeśli Państwa dane osobowe będą przetwarzane na podstawie prawnie uzasadnionego interesu administratora, gdy podstawą tego przetwarzania jest marketing produktów i usług, będą one przetwarzane do czasu wniesienia przez Państwa sprzeciwu.
Dane z monitoringu wizyjnego przechowywane są przez okres 14 dni, a następnie dane ulegają trwałemu usunięciu.
Państwa prawa związane z przetwarzaniem danych osobowych
przez ZETO SOFTWARE Sp. z o. o.
W każdej chwili mogą Państwo cofnąć zgodę na przetwarzanie danych osobowych, jeżeli wykorzystywanie danych nie wynika z obowiązku prawnego. Wystarczy wysłać e-mail lub przesłać wiadomość pocztą tradycyjną na wskazane powyżej dane kontaktowe. Cofnięcie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania Państwa danych przed jej dokonaniem. Skutkiem wycofania zgody może być rozwiązanie umowy z ZETO SOFTWARE, jeżeli wykorzystywanie takich danych jest niezbędne do jej realizacji.
Ponadto mają Państwo prawo żądać: dostępu do swoich danych osobowych, ich sprostowania, usunięcia, zapomnienia (gdy pozwalają na to przepisy prawa) lub ograniczenia przetwarzania, a także możemy je na Państwa żądanie przenieść do innego administratora. W przypadku przetwarzania danych w celu marketingu naszych produktów lub usług mogą Państwo wnieść sprzeciw.
Skargi na przetwarzanie danych osobowych przez ZETO SOFTWARE Sp. z o. o. jako administratora można kierować do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
Bezpieczeństwo danych osobowych
Państwa dane osobowe są przetwarzane przez ZETO SOFTWARE z zapewnieniem środków technicznych i organizacyjnych zapewniających poziom bezpieczeństwa danych, adekwatny do ryzyka przetwarzania.
ZETO SOFTWARE Sp. z o.o.
GDPR – INFORMATION CLAUSE
Disclosure obligation based on the current Personal Data protection regulations:
-
Based on the Regulation of the European Parliament and of the Council (UE) 2016/679 of 27 April on the protection of natural persons with regard to the processing of personal data and on the free movement of such data, and repealing Directive 95/46/WE (referred to as GDPR),
-
with the Personal Data Protection Act of 10 May 2018, (Dz. U. of 2018, item 1000),
by the means of this Information Clause about Personal Data Processing by Zeto Software sp. z o.o. we hereby inform you about the principles of the processing of your personal data.
Personal Data Administrator
The Administrator of your personal data is ZETO SOFTWARE Sp. z o.o., 10-005 OLSZTYN, ul. Pieniężnego 6/7, registered in the Registry of Entrepreneurs of the District Court of Olsztyn, 8th Commercial Division no. KRS 0000059536, NIP 739-040-09-39, BDO: 000366054, share capital: 579.500,00 zł, http://www.zetosoftware.pl, rodo@zetosoftware.pl, hereinafter referred to as ZETO SOFTWARE
Purpose of Personal Data processing
We process your personal data in order to:
a) respond to your requests before entering into a formal agreement,
b) make and fulfil agreements with ZETO SOFTWARE (agreements cannot be signed without data submission),
c) fulfil agreements with another party, made on your behalf by ZETO SOFTWARE (art. 393 of the Civil Code),
d) fulfil ZETO SOFTWARE’s legal obligations (e.g. issuing invoices or bills),
e) set up and administer your account within HELPDESK services (based on an agreement),
f) market ZETO SOFTWARE’s products and services.
Video surveillance is recorded in order to:
a) assure safety of persons present on the monitored area, particularly of the employees and the customers,
b) protect the employer’s property,
c) protect business secrets, of which revealing could compromise the commercial interests of the employer.
Registration in the CCTV system is justified by the Administrator’s legal interests.
Source of Acquisition of Personal Data
Possible channels of your data acquisition:
-
Directly from you upon:
– marketing contact
– entering into or performing the Agreement;
b) from your employees upon providing our services or performing marketing or commercial operations;
c) from our business partners (with your consent);
d) from publicly available resources, including: National Court Register, Central Register of Business Activity, websites of your enterprises and institutions, as well as from social media;
e) from the CCTV video surveillance system.
Categories of Personal Data
ZETO SOFTWARE Sp. z o. o. processes the following categories of personal data:
a) contact data;
b) identification data required to: make offers, enter into agreements, provide and receive services (including on-line services); provide and receive goods and issue invoices;
c) images of people visiting company premises (CCTV video surveillance).
Recipients of Personal Data
Your personal data can be made available to our business partners for the above mentioned purposes (making it available for marketing purposes requires your prior consent). Your personal data can be made available to our contractors (processing entities), who may process it only based on an agreement with the Administrator and according to Administrator’s instructions.
Video surveillance recordings can be made available based on a written request only to entitled entities and within the scope of their proceedings.
Personal Data retention period
Your personal data shall be first stored for a period necessary to fulfil the agreement with ZETO SOFTWARE or an agreement made on your behalf by another entity, then for the time of expiration of claims made by ZETO SOFTWARE or claims addressed to the Administrator.
Your personal data shall be stored for the period necessary for ZETO SOFTWARE to process it in order to perform its legal obligations as the Administrator.
Data processed upon your consent shall be processed until its withdrawal.
If your personal data is processed based on Administrator’s legally justified interest within products and services marketing purposes, the data shall be processed until your objection is submitted.
Video surveillance data is stored for the period of 14 days, after which it is permanently deleted.
Your rights regarding Personal Data processing
by ZETO SOFTWARE Sp. z o. o.
You can withdraw your consent for personal data processing at any time if the data use is not legally justified. In order to withdraw your consent, an e-mail or a letter to the address indicated above is required. Withdrawing your consent shall not affect compliance with the law of the data processed before the withdrawal. Withdrawal of your consent may result in a termination of the Agreement with ZETO SOFTWARE, if data use is indispensable for its fulfilment.
Furthermore, you have the right to demand access to your personal data, as well as to correct, remove or forget it (if allowed by the law), or to limit the scope of its processing. Upon your demand, your data may also be transferred to another administrator. You have the right to object against your data processing for marketing purposes of our products and services.
Your complaints against ZETO SOFTWARE Sp. z o.o. as the Administrator processing your data can be addressed to the Chairman of Personal Data Protection Office.
Personal Data Security
Your personal data is processed by ZETO SOFTWARE with technical and organisational measures assuring data security level adequate to processing risks.